Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Vend Voice, Inhaber: David Ergin, Detmolder Straße 97, 33100 Paderborn, Deutschland
E-Mail: info@vendvoice.de

Hinweis zur Rollenverteilung: Für die von Ihnen als Automatenbetreiber erhobenen Umfragen sind Sie und VendVoice regelmäßig getrennt Verantwortliche. Soweit VendVoice Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag verarbeitet, gilt der abgeschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).

2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage der folgenden Vorschriften:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Erfüllung des Nutzungsvertrags und vorvertraglicher Maßnahmen (Konto, Leistungserbringung, Abrechnung);
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung);
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Wahrung berechtigter Interessen (IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr, datensparsame Reichweitenmessung, Weiterentwicklung);
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – soweit Sie in eine Verarbeitung eingewilligt haben.

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website erhebt unser Hosting-Dienstleister automatisiert Server-Logfiles, die Ihr Browser übermittelt (u. a. gekürzte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL). Die Verarbeitung dient dem störungsfreien Betrieb und der IT-Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Hosting/Infrastruktur: Vercel Inc. (Hosting), Supabase Inc. (Datenbank, EU-Region Frankfurt). Logdaten werden nach Zweckfortfall bzw. spätestens nach 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert.

4. Registrierung und Nutzerkonto (Automatenbetreiber)

Zur Nutzung von VendVoice legen Sie ein Nutzerkonto an. Wir verarbeiten hierbei Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt) sowie – bei kostenpflichtigen Tarifen – Firmenname, Rechnungsanschrift und Umsatzsteuer-ID. Innerhalb der Plattform verarbeiten wir zudem die von Ihnen angelegten Daten zu Automaten, Standorten, Produkten und Umfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Speicherung und Authentifizierung erfolgt über unseren Auftragsverarbeiter Supabase Inc. mit Serververarbeitung in der EU (Region Frankfurt).

5. Vertragsabwicklung und Zahlung

Bei kostenpflichtigen Tarifen verarbeiten wir Ihre Rechnungs- und Zahlungsdaten zur Vertragsdurchführung und Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Die Zahlungsabwicklung (SEPA-Lastschrift, Kreditkarte, PayPal, Rechnung) erfolgt über Stripe Payments Europe, Ltd.; die vollständigen Zahlungsdaten werden dabei unmittelbar an Stripe übermittelt. Rechnungsrelevante Unterlagen bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (regelmäßig zehn Jahre) auf.

6. E-Mail-Versand

Registrierungs- und Authentifizierungs-E-Mails (z. B. Bestätigungslinks) versenden wir über die Strato AG (Serverstandort Deutschland). Transaktionale Anwendungs-E-Mails (z. B. Wochenberichte, Hinweise, Versandbestätigungen) versenden wir über Resend. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Optionale Benachrichtigungen können Sie in den Einstellungen jederzeit deaktivieren.

7. Anonyme Kundenabstimmungen (QR-Code)

Die Teilnahme an Umfragen über die QR-Code-Abstimmungsseite erfolgt vollständig anonym. Wir speichern zu den abstimmenden Endkundinnen und Endkunden keine IP-Adresse, keine Session- oder Gerätekennung und keinen genauen Abstimmungszeitpunkt. Gespeichert werden ausschließlich die abgegebene Stimme, freiwillige Angaben zu Altersgruppe und Geschlecht sowie das tagesgenaue Datum der Abstimmung. Eine Zuordnung dieser Daten zu einer bestimmten Person ist uns nicht möglich; es handelt sich daher nicht um personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Eine kurzzeitige, nicht gespeicherte Verarbeitung der IP-Adresse erfolgt allein technisch zur Abwehr missbräuchlicher Mehrfachabstimmungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Nutzen Sie ein freies Antwortfeld oder die Meldefunktion („Problem melden" / „Produkt fehlt"), bitten wir Sie, dort keine personenbezogenen Daten einzugeben. Meldungen werden zur Bearbeitung an den Betreiber des jeweiligen Automaten weitergeleitet.

8. Standort- und Kartendaten

Zur Verortung Ihrer Automaten, zur Adress-Autovervollständigung und zur Kartendarstellung (Standortplaner, Heatmap) setzen wir die Google Maps Platform (Google Ireland Ltd.) ein. Dabei werden die von Ihnen eingegebenen Adress-/Standortdaten an Google übermittelt und geokodiert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Öffentliche Automatenkarte: Auf der Verbraucherseite „Mitmachen" können Besucherinnen und Besucher nach Automaten in ihrer Nähe suchen. Dort erscheint ein Automat ausschließlich dann, wenn Sie ihn als Betreiber im Automaten-Detail ausdrücklich dafür freigegeben haben (Voreinstellung: nicht freigegeben). Veröffentlicht werden Name und Anschrift des Automaten sowie die Angabe, ob dort gerade eine Umfrage läuft – nicht jedoch der QR-Code oder Angaben zu Ihnen als Betreiber. Sie können die Freigabe jederzeit zurücknehmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung); den Zeitpunkt der Freigabe speichern wir zum Nachweis.

Für Besucherinnen und Besucher dieser Karte entsteht dabei keine Verbindung zu Google: Es wird kein Standortzugriff abgefragt, die Suche nach Postleitzahl oder Ort läuft vollständig im Browser, und das Kartenbild wird von unserem eigenen Server geladen. Google erhält weder die IP-Adresse noch die Sucheingabe der Besucherinnen und Besucher.

9. KI-Funktionen (nur Expert-Tarif)

Im Expert-Tarif stellen wir einen KI-Assistenten (Textanalyse) bereit. Er nutzt die Programmierschnittstelle (API) von OpenAI, L.L.C. (USA). Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn Sie die Funktion aktiv auslösen; übermittelt werden die von Ihnen eingegebenen Inhalte (in der Regel aggregierte, anonyme Umfragedaten). Nach den API-Bedingungen von OpenAI werden diese Daten nicht zum Training der Modelle verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Bitte geben Sie in KI-Eingaben keine personenbezogenen Daten Dritter ein.

10. Reichweitenmessung und Fehler-Monitoring

Zur Reichweiten- und Performancemessung setzen wir Vercel Analytics und Speed Insights ein. Diese Dienste arbeiten cookielos und ohne Wiedererkennung einzelner Besucher; es werden keine über die Sitzung hinaus verketteten Profile gebildet. Im eingeloggten Bereich zählen wir zusätzlich anonyme Ereignisse zur Produktverbesserung – etwa dass ein Tarif-Hinweis angezeigt oder ein Tarifwechsel begonnen wurde. Übermittelt werden dabei ausschließlich der Tarifname und die betroffene Funktion, niemals Ihre Kennung, E-Mail-Adresse oder Automatendaten; auch hierfür wird nichts auf Ihrem Gerät gespeichert. Zur Erkennung technischer Fehler kann – sofern konfiguriert – der Dienst Sentry eingesetzt werden. Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrieb, Stabilität und Sicherheit der Plattform).

11. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speichertechniken, die für den Betrieb der Plattform erforderlich sind (z. B. Session-Cookies für die Anmeldung sowie ein lokal auf Ihrem Gerät gespeicherter Hinweis, dass Sie den Cookie-Hinweis auf der Abstimmungsseite bestätigt haben). Der Zugriff auf diese Informationen ist nach § 25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei zulässig, da er zur Bereitstellung des ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich ist. Einwilligungspflichtige Marketing- oder Tracking-Cookies setzen wir nicht ein.

12. Auftragsverarbeiter und Empfänger

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag und weisungsgebunden verarbeiten (Art. 28 DSGVO). Mit diesen bestehen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge. Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragsabwicklung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Die Liste bildet den aktuellen Stand der eingebundenen Dienste ab und wird bei Änderungen fortgeschrieben.

13. Übermittlung in Drittländer

Soweit einzelne der vorgenannten Dienstleister Daten außerhalb der EU/des EWR (insbesondere in den USA) verarbeiten, stützen wir die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework (soweit der Anbieter zertifiziert ist) oder auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), ergänzt um geeignete zusätzliche Schutzmaßnahmen. Die zentrale Speicherung Ihrer Konto- und Umfragedaten (Supabase) erfolgt in der EU.

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Konto- und Nutzungsdaten löschen wir nach Beendigung des Vertrags, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; rechnungsrelevante Unterlagen bewahren wir für die gesetzlichen Fristen (regelmäßig sechs bzw. zehn Jahre) auf. Server-Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert.

15. Ihre Rechte

Als betroffene Person stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an info@vendvoice.de. Zuständige Aufsichtsbehörde ist Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

16. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO), u. a. TLS-Verschlüsselung der Datenübertragung, verschlüsselte Passwortspeicherung, strenge Zugriffsbeschränkungen sowie Mandantentrennung auf Datenbankebene (Row Level Security), um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Datenverarbeitung ändert. Es gilt jeweils die aktuelle, auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.